LIBROS DE ACTAS Y CONTABLES QUE DEBEN LLEVAR LAS ASOCIACIONES COOPERATIVAS

LIBROS DE ACTAS

LIBRO DE ACTAS DE ASAMBLEA: Sólo debe contener el Acta de Asamblea Constitutiva la cual no debe ser enumerada, las Actas de Asamblea Ordinaria y Extraordinaria si deben ser enumeradas de forma separada es decir las Ordinarias llevan una numeración y las Extraordinarias otra, las cuales serán transcritas en el mismo, una vez autorizado este libro ante la Notaría Pública del domicilio legal de la cooperativa. Debe ir firmado al final de la transcripción de cada acta por el Coordinador General y Secretario.

LIBRO DE ASISTENCIA DE ASOCIADOS: Debe estar autorizad0 por la Notaría Pública del domicilio legal de la cooperativa antes de comenzar cualquier registro en el mismo. Este libro se lleva en conjunto con el Libro de Actas ya que los asociados presentes en las Asambleas Ordinarias y Extraordinarias firmarán en este Libro de Asistencia.

LIBRO DE ACTAS DE LAS INSTANCIAS: La Instancia de Administración, Educación, Control y Evaluación ¨levantarán actas debidamente firmadas, por las personas designadas para tal fin, en donde se deje constancia de los presentes en la reunión, de los puntos tratados y de las decisiones tomadas¨ según lo establecido en el artículo 29 de la Ley Especial de Asociaciones Cooperativas.

LIBROS CONTABLES:

LIBRO DIARIO: En este libro se asentarán día por día las operaciones que haga la cooperativa, de modo que cada cuenta utilizada exprese claramente quién es el acreedor y quién es el deudor, en la transacción registrada. O se resumirán mensualmente, por lo menos, los totales de sus operaciones siempre que, en este caso, se conserven todos los documentos que permitan comprobar tales operaciones día por día. Si la cooperativa opta por registrar en el Libro Diario, un asiento resumen mensual de las actividades realizadas, deberá llevar los Libros Auxiliares con el fin de asentar en éstos las operaciones realizadas día por día, de manera que permita obtener la suma de las misma. El Libro Diario consta de dos (2) columnas.

LIBRO MAYOR: Este libro se caracteriza por que todo lo que se registra en el Libro Diario debe pasar a él, empezando desde el Folio N° 2, porque el Folio N°1 es utilizado por el Sello de la Oficina de Registro que autoriza los libros. Se debe destinar un folio para cada cuenta contable. Este libro consta de tres (3) columnas.

LIBRO DE INVENTARIO Y/O BALANCES: Este libro debe ser autorizado por la Oficina de Registro, la cual sellará el folio N° 1 con el sello distintivo de esa oficina, y el resto de los folios serán sellados a nivel de los números de folios, para poder realizar los registros en éste. Todas las Asociones Cooperativas al comenzar sus operaciones (al momento de su registro), y al fin de cada ejercicio económico, hará en el Libro de Inventario una descripción detallada de todos sus bienes, tanto muebles como inmuebles, y de todos sus créditos, activos y pasivos vinculados o no a su comercio. El balance General y el Estado de Resultado deberá demostrar con evidencia y verdad loos excedentes obtenidos y los déficit sufridos al término de su ejercicio económico. Tiene la misma estructura y columnas del Libro Diario.